1. Splits op in groepen

Overzicht is één van de belangrijkste voorwaarden voor een goede begroting. Splits een begroting daarom op in groepen. Een grof overzicht dat u zou kunnen gebruiken is de volgende:

• Slopen en afvoeren (slopen van wanden, plafonds, etc. maar ook de afvalcontainer tijdens de bouw)
• Bouwkundige posten (de nieuwe brandscheiding of die uitbouw bij de voordeur)
• Bedrade installaties (elektra, maar ook data of beveiliging)
• Klimaatinstallaties (Verwarmen, koelen, lucht verversen)
• Overige installaties (Loodgieter)
• Afbouw (wanden, plafonds, vloerbedekking)
• Interieur (meubels, meubelmaatwerk, akoestiek)
• Graphics (logo’s , bewegwijzering, kunst)
• Facilitair (copiers verplaatsen, koffiezetapparaten,)
• Verhuizen (intern tbv de verbouwing of daadwerkelijk naar een nieuwe locatie)
• Overig (beplanting, de openingsborrel)

2. Eerst de posten, dan de bedragen

Probeer eerst om alle posten van de verbouwing op een rij te krijgen en ga pas daarna nadenken over de vraag wat elk van die posten zou kosten. Hierdoor houdt u overzicht en is de kans kleiner dat u zaken vergeet. U zal later overigens vanzelf extra kostenposten tegenkomen (zie het voorbeeld van tapijt hieronder), maar het is makkelijker als de hoofdlijn van alle posten als vooraf is bedacht.

3. Visualiseer

Het overschrijden van een budget komt meestal niet omdat posten duurder uitvallen, maar omdat er zaken waren vergeten. Het helpt als u vooraf probeert om te visualiseren wat er nodig is om iets te realiseren. Stel, u wilt nieuw tapijt. De vrachtauto komt voor rijden, het tapijt wordt naar boven gebracht en de stoffeerders plakken dat tapijt op de vloer. Er komen dan al gelijk wat vragen en mogelijke kosten in beeld. Is uw kantoor zonder extra moeite -en dus kosten- bereikbaar voor een vrachtauto? Kan de rol tapijt probleemloos naar binnen of is er een hijskraan nodig? En als de stoffeerders willen gaan plakken, hebben ze dan een kale en vlakke vloer, of moet het bestaande tapijt eerst worden gesloopt?

4. Veel kleintjes maken ook groot

Bij een verbouwing gaat het niet alleen om grote bedragen, maar vooral ook om heel veel kleintjes. Die ene deur die moet worden geschilderd, de radiator die moet worden verplaatst of het nieuwe logo dat achter de balie moet komen. Elk voor zich zijn deze posten niet zo groot, maar bij elkaar opgeteld gaat het al snel om hele bedragen. Daarom loont het om ook de kleine bedragen op te nemen. Het kost meer tijd en moeite, maar maakt de betrouwbaarheid van uw begroting een groter.

5. Denk aan de “kosten achter de kosten”

Van veel zaken lijkt het makkelijk om de kosten op te zoeken op het internet. De prijs van een vaatwasser is bijvoorbeeld redelijk goed te achterhalen. Wees daarin echter wat argwanend. Vaak worden extra kosten niet genoemd of uitgesloten. Die vaatwasser heeft wel een wateraansluiting nodig, moet zijn afvalwater kwijt en vraagt al snel om extra groep in de verdeelkast voor elektra. Ook hier helpt het om vooraf goed te visualiseren.

6. Technische installaties zijn duurder dan je denkt

De verleiding is groot om vooral aandacht te geven aan zaken die zichtbaar zijn en wat minder aan voorzieningen die niet zo in het oog vallen. Nieuw meubilair valt nu eenmaal meer op dan het aanpassen van de luchtverversing. In het algemeen zijn installaties echter kostbaar om aan te passen, zeker als dat achteraf moet gebeuren. En hoe mooi het meubilair ook kan zijn, als de luchtkwaliteit slecht is, zal men toch niet graag in de nieuwe vergaderkamer zitten. Geeft dus serieus aandacht aan de kosten van installaties, ze zijn vaak een stuk duurder dan u in eerste instantie zou denken.

7. Werk met eenheden x kengetallen

Een begroting is het makkelijkst te maken in een spreadsheet. Werk in dat geval met kolommen voor “eenheden”, “prijs per eenheid” en een kolom “totalen”. Op die manier is het makkelijker om appels met peren te vergelijken. Bij tapijt bijvoorbeeld, noemt de ene aanbieder een prijs inclusief egaliseren, de ander zonder. Een bedrag per vierkante meter maakt een vergelijk dan makkelijker. Bovendien is het dan later eenvoudig om te zien wat een duurder of goedkoper tapijt gaat kosten.

8. Vaak vergeten kosten

Een verbouwing vraagt om een ontwerp, werkvoorbereiding en begeleiding. Bij een aannemer zijn deze terug te vinden als zogenaamde “staartkosten”, terwijl projectmanagers en/of ontwerpbureaus vaak een bedrag rekenen op uurbasis. Deze kosten zijn niet direct verbonden aan een specifiek product en worden daarom vaak vergeten.