We overlegden met opdrachtgevers, deden onderzoek en kwamen daarmee op 5 groepen van aandachtspunten en een gratis informatiepakket.

Informeren en bewust maken

Covid-19 is een probleem van ons allemaal. Medewerkers mogen verwachten dat er maatregelen zijn genomen om de veiligheid op kantoor te waarborgen, maar ze hebben zelf ook een verantwoordelijkheid. Vrijwel geen enkel kantoor is 100% veilig als men niet zelf actief meewerkt om besmetting te voorkomen. Een eerste maatregel is dan ook het informeren van bezoekers. Die informatie kan de volgende zaken omvatten:

A. Informatie over het Corona virus en hoe besmetting kan worden voorkomen. Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar dergelijke informatie draagt bij aan de acceptatie van genomen maatregelen en aan het besef dat men ook zélf actief moet meewerken. De informatie kan simpel worden verzonden via de mail of in het kantoor worden opgehangen. Een voorbeeld ervan is opgenomen in ons informatiepakket.

B. Richtlijnen over gebruik van het anderhalve meter kantoor. Mensen willen duidelijkheid. Het helpt als er richtlijnen beschikbaar zijn waarin wordt uitgelegd welke maatregelen er zijn genomen, hoe zij in de praktijk werken en welk gedrag er van de medewerkers wordt verwacht. In die “1,5 meter richtlijnen” kan bijvoorbeeld staan wie er wel of niet op kantoor mag komen, welke werkplekken er kunnen worden gebruikt, welke regels er zijn m.b.t. vergaderen, etc. Net als informatie over het virus, kunnen ook deze richtlijnen makkelijk worden verzonden of opgehangen. We hebben een voorbeeld opgenomen in ons informatiepakket.

C. Tips en advies over thuiswerken. Op dit moment ligt de focus sterk op het kantoor, maar een flink deel van de mensen zal langere tijd thuis blijven werken. Het loont dus (en het is ook een verantwoordelijkheid van de werkgever) om daar aandacht aan te besteden. We komen verderop in dit bericht nog terug op het faciliteren van thuiswerken. Maar een voorbeeld van een nieuwsbrief met informatie over ergonomie, managen van werkdruk en andere zaken is opgenomen in ons informatiepakket.

Reguleren van het aantal mensen op kantoor

Lege kantoren door Corona

Reguleren is nodig. In vrijwel geen enkel kantoor kan men 1,5 meter afstand bewaren als iedereen aanwezig is. Het is dan nodig om te reguleren wie er al dan niet op kantoor mag zijn. Er zijn al Apps in de markt waarmee werkplekken kunnen worden geboekt. De meeste van deze Apps bieden meer dan het reguleren van de bezetting. Zij vragen wat meer voorbereiding en zijn wat duurder, investeringen waar men nu niet op zit te wachten. De opdrachtgevers die wij hiernaar vroegen kiezen echter allemaal voor een meer pragmatische oplossing. Zij bepalen vooraf welke werkplekken of ruimtes er veilig kunnen worden gebruikt en hoeveel capaciteit er dan per afdeling beschikbaar is. En vervolgens laten zij de afdelingsmanager(s) zelf regelen wie er naar kantoor komt en wie niet. Een belangrijke voorwaarde is dan wel dat die managers weten hoeveel capaciteit er is en dat die plekken ook zijn aangegeven bij het fysiek aanpassen van het kantoor.

Daarnaast werken we aan een eenvoudige en goedkope App met een eenvoudig boekingssysteem. Het laat zien welke plekken er voor de veiligheid zijn afgesloten, welke er nog wel beschikbaar zijn en welke van die beschikbare plekken er op enig moment zijn geboekt. Mocht u belangstelling hebben voor deze App, laat het ons dan weten. We sturen u graag verdere informatie.

Aanpassen van het kantoor en het gebruik daarvan

Kantoren zijn niet ingericht op het voorkomen van besmetting door een virus. Er zijn dus maatregelen nodig, zowel fysieke maatregelen als in het gedrag van mensen. De volgende maatregelen worden veel genomen.

A. Informatie en gedrag. Mensen kunnen het risico op besmetting beperken door hun eigen gedrag en persoonlijke maatregelen. Daarvoor moeten zij weten wat het virus doet, hoe besmetting tot stand kan komen en wat zij kunnen doen hoe om het risico op besmetting zo klein mogelijk te maken. Informatie is dus van groot belang. We maakten een leaflet met informatie over het virus, over gedragsregels en over persoonlijke maatregelen en hygiëne. Het leaflet is te vinden in het informatiepakket dat u hiernaast aan kan vragen.

B. Afstand of bescherming. De afstand tussen twee mensen bedraagt minimaal 1,5 meter, of er wordt een scherm geplaatst om de minuscule druppels tegen te houden die besmetting kunnen overbrengen. In de praktijk betekent dit dat er maar een deel van de werkplekken en/of vergaderstoelen kan worden gebruikt.

Via een plattegrond is relatief makkelijk te bepalen welke werkplekken geschikt zijn, waar schermen nodig zijn, etc. De ongeschikte werkplekken kunnen worden afgeblokt met stickers, let er daarbij wel op dat de stickers weer makkelijk zijn te verwijderen en dat lijm ervan geen blijvende sporen achterlaat. Een plattegrond kunnen wij eventueel maken, een voorbeeld van de sticker (of gewone A4) zit in ons informatiepakket. De stickers zijn eventueel ook via ons te bestellen.

Voorbeeld plattegrond met Corona maatregelen

C. Routing en bewegwijzering. Mensen zitten niet de hele dag op één plek maar bewegen zich ook door het kantoor. Ook daar zijn dus maatregelen nodig. Die zijn voor een groot deel mogelijk met fysieke oplossingen als afstand houden, het instellen van “éénrichtingsverkeer” op trappen en in gangen of het plaatsen van schermen. In sommige gevallen is het niet mogelijk of zeer moeilijk om 1,5 meter afstand te houden. Daarom zijn persoonlijke hygiëne, gedrag en kennis van de manier van besmetting ook van belang. Het risico wordt daarmee verder beperkt.

D. Fysieke hulpmiddelen. Een aantal hulpmiddelen ondersteunen het reguleren van het kantoorgebruik en het beschermen tegen besmetting. We noemen ze hieronder:

Een aantal hulpmiddelen ondersteunen het reguleren van het kantoorgebruik en het beschermen tegen besmetting. We noemen ze hieronder:

Stickers, tape en bewegwijzering.Het aanbod hierin groeit snel. Op het internet zijn diverse leveranciers te vinden maar u kunt ook via ons bestellen. Wij ontwikkelden zelf een pakket dat specifiek is gericht op kantoren, bijvoorbeeld met stickers die later weer eenvoudig zijn te verwijderen.
Schermen voor tussen bureaus, bij ontvangstruimten of voor andere plaatsen.Ook hier is inmiddels een groot aanbod in vele prijsklassen. Wij kunnen diverse soorten leveren en geven u graag meer informatie.
Ontsmettingsmiddel, mondkapjes en dergelijken. We vonden mondkapjes op de website www.mondkapjes.online. Ontsmettingsmiddel en handschoenen zijn bijvoorbeeld te krijgen via www.Framo.nl. Maar ook dit soort zaken kunt u via ons bestellen.

Faciliteren thuiswerken

De Corona crisis kwam onverwacht. Mensen gingen massaal thuiswerken, vaak met een zeer beperkte voorbereiding of aanpassing van de werkplek thuis. Uit de reacties tijdens ons onderzoek blijkt dat thuiswerken over het algemeen opvallend goed bevalt. Maar er ontstaan ook klachten. Die gaan voor een belangrijk deel over slechte ergonomie, over problemen met het houden van focus of de balans tussen werk en privé en over software en de internetverbinding.

Thuiswerken; Ergonomie, maar ook balans tussen werk en privé

Thuiswerken is niet nieuw maar werd relatief weinig gebruikt. Onder druk van Corona is het explosief gegroeid en veel signalen wijzen erop dat dit een blijven effect zal hebben. Iedereen heeft er begrip voor dat het thuiswerken niet onmiddellijk door de werkgever kon worden gefaciliteerd. De werkomgeving thuis is echter ook een verantwoordelijkheid van de werkgever. En als thuiswerken een meer structureel karakter gaat krijgen, dan moet het in veel gevallen beter worden geregeld en gefaciliteerd dan nu het geval is.

Adviezen en informatie over ergonomie bij thuiswerken zijn er al veel te vinden op het internet. Om dit artikel compleet te houden werken we echter aan een document met tips en hulpmiddelen over ergonomie en de balans tussen werk en ontspanning. Zie ook hiervoor ons informatiepakket.

Formaliseren

Het 1,5 meter kantoor en het thuiswerken brengen praktische vragen met zich mee en hebben soms ook consequenties voor de werkgever.  Angela Smeink van HR Efficiency partner adviseert bedrijven over de praktische organisatie en juridische kaders van dit soort vraagstukken. Zij maakt voor ons een “checklist thuiswerken” voor de werkgever. Het is te vinden in ons informatiepakket. Meer informatie over HR Efficiency partner is te vinden op haar website, www.HRep.nl