Het huren van een (nieuw) kantoor is een aanzienlijk strategische beslissing. Niet alleen voor medewerkers en klanten, maar ook in zakelijk en financieel opzicht. Daarom loont het om niet alleen te kijken of het kantoor wel “goed voelt”, maar om ook het huurcontract zorgvuldig te beoordelen. In dit Blog noemen we aantal tips bij het huren van een kantoor.
Download
Allereerst, past het mij?
Hoe belangrijk het huurcontract voor uw kantoor ook is, bekijk eerst nog eens of de ruimte echt bij de organisatie past, zowel qua locatie en uitstraling als ook in oppervlak. Het verhuizen en inrichten van een kantoor is kostbaar. Een kantoor dat te groot is kost onnodig geld, maar het is ook geen goede keuze als je te snel uit het jasje groeit of als het kantoor achteraf toch niet lekker “voelt”.
Dan de zakelijke aspecten
Huuraanbieding en “Letter of Intent” (“LOI”)
Een huurovereenkomst komt maar zelden in één keer tot stand; meestal gaat er een aantal huuraanbiedingen en reacties aan vooraf. Die zijn vrijblijvend, de overeenkomst wordt pas bindend als het huurcontract is getekend. De laatste tijd sturen verhurende makelaars echter nog weleens aan op het tekenen van een zogenaamde “LOI” ofwel een “letter of intent” en dat is even wat anders dan een huuraanbieding.
In eerste instantie was een dergelijk stuk niet meer dan wat de naam suggereert, een brief waarin de potentiële huurder aangeeft dat hij de intentie (dus niet de plicht) heeft om een bepaalde ruimte te huren. De inhoud van dergelijke “LOI’s” wordt door verhuurders echter steeds strakker geformuleerd. Daardoor is er van vrijblijvendheid vaak weinig sprake meer en blijft er nauwelijks ruimte over voor onderhandelingen. Bekijk daarom zorgvuldig waar je voor tekent. En nog beter teken geen LOI maar onderhandel gewoon direct een huurcontract uit.
ROZ Voorwaarden
Het overgrote deel van zakelijke huurcontracten wordt opgesteld op basis van “ROZ contracten” en “ROZ voorwaarden”. De letters ROZ staan voor “Raad voor Onroerende Zaken”, een instituut dat de belangen behartigt van eigenaren in de vastgoedsector. Het is dus geenszins een onafhankelijke organisatie. De huurcontracten en voorwaarden die zijn opgesteld door de ROZ dienen vooral het belang van de verhuurder en niet van de huurder. Daarom is het goed om ze zorgvuldig vooraf door te lezen, ondanks de forse omvang en het juridisch taalgebruik. Het model van “ROZ-Algemene bepalingen” voorwaarden is te downloaden via de link op deze pagina
Helaas weigeren verhuurders vaak simpelweg om met andere modelcontracten of voorwaarden te werken. Men verhuurt dan liever niet, uit angst dat de bescherming van de ROZ-voorwaarden wegvalt.
Toch zijn de voorwaarden niet in beton gegoten. Het is soms wel degelijk mogelijk om over bepaalde onderdelen afwijkende afspraken te maken. Die worden dan opgenomen in “bijzondere bepalingen”, Daarover hieronder meer.
Algemene voorwaarden en bijzondere bepalingen.
Verhuurders werken dus graag met standaard (ROZ) huurcontracten en Algemene (ROZ) Bepalingen. Aan de standaard teksten van die stukken wil men zelden iets veranderen; de juridische samenhang tussen de diverse onderdelen zou dan in gevaar kunnen komen. Daarom worden eventuele afwijkende afspraken meestal niet opgenomen in de betreffende paragraaf van het contract, maar in zogenaamde “bijzondere bepalingen” die aan het einde van het contract worden beschreven.
Zaken die in de bijzondere bepalingen worden opgenomen hebben bijvoorbeeld betrekking op het al dan niet mogelijk zijn van onderverhuur, indeplaatsstelling, break-optie, eerste recht van huur, parkeerbeleid, boetebedingen, inrichtingsbijdragen of aanpassingen van de huurprijs.
Het is voor een huurder aan te raden om alle afspraken die zijn gemaakt en alle toezeggingen die zijn gedaan, bijvoorbeeld tijdens bezichtigingen, op te nemen in die bijzondere bepalingen. De ervaring leert dat zij anders vaak niet worden nagekomen. Het beschrijven en vastleggen van afspraken voorkomt dan een hoop teleurstelling gedurende de huurperiode
Gehuurd oppervlak
Een gebouw bestaat uit meer dan (lege) verdiepingsvloeren. Er zijn bijvoorbeeld ook toiletten, liften, trappen, technische ruimtes voor gebouwinstallaties en dergelijken.
In de wereld van vastgoed wordt over het algemeen gesproken over BVO en VVO.
BVO staat voor bruto vloeroppervlak, het is de buitenomtrek van het gebouw, inclusief alle bouwkundige wanden en bovengenoemde secundaire ruimtes. In de praktijk dus iets waar je als huurder niet (volledig) voor hoeft te betalen maar dat regelmatig als zodanig wordt aangeboden.
Veel gebruikelijker is het benoemen van het VVO, ofwel het verhuurbaar vloeroppervlak, meestal aangevuld met een oppervlak voor “toe te rekenen delen van algemene ruimten”. Dit zijn de ruimtes die de huurders gezamenlijk gebruiken. Voorbeelden daarvan zijn een centrale entree en toiletten maar ook gedeelde gangen of de trapopgang van het trappenhuis kunnen er deel van uitmaken.
Het aantal vierkante meters dat je huurt (VVO) is hoger dan het oppervlak dat je daadwerkelijk kan gebruiken voor het onderbrengen van werkplekken, ontmoetingsruimtes, etc.. Dit werkelijk bruikbare oppervlak wordt het functioneel nuttig oppervlak (FNO) genoemd.
De objectieve criteria voor het vaststellen van de metrage VVO zijn overigens vastgelegd in de Norm NEN-2580. Als de oppervlaktes van een gebouw zijn vastgesteld op basis van deze norm, dan is daarvan een zogenaamde “meetstaat” beschikbaar. De meetstaat geeft een overzicht van het totaal aantal verhuurbare m2 in een gebouw alsmede een verdeling per te verhuren ruimte/verdieping. Vraag altijd om een huurvoorstel op basis van deze NEN2580 methodiek dan weet je zeker dat het aantal m2 klopt en je niet betaalt voor ruimtes en oppervlakte waarvoor je niet hoeft te betalen.
Servicekosten
Naast de huurkosten voor het oppervlak en bijvoorbeeld parkeerplaatsen, moet een huurder ook rekening houden met zogenaamde servicekosten. Dit zijn kosten voor aanvullende diensten die niet in de huurprijs zijn meegenomen zoals het schoonmaken van gezamenlijke ruimtes, onderhoud van liften en het bijhouden van de tuin. Deze kosten worden in rekening gebracht aan de huurder, meestal via een voorschotbedrag per vierkante meter gehuurd oppervlak. Het is daarbij verstandig om je gehuurd oppervlak als breukdeel vast te leggen in de huurovereenkomst. Hiermee voorkom je dat je bij de jaarlijkse eindafrekening als huurder gaat meebetalen aan de leegstand in een complex.
Volgens de ROZ-voorwaarden moet er binnen 12 maanden na enig jaar een eindafrekening van de servicekosten komen. In de praktijk wil het echter nog wel eens langer duren, is de afrekening onoverzichtelijk of zijn de bedragen moeilijk te toetsen. Daarom raden we aan om vooraf te vragen naar de eindafrekening van een voorgaand jaar. Dat geeft een beeld van wat je als huurder kan verwachten. Overigens verjaren de servicekosten volgens diezelfde ROZ-voorwaarden na 2,5 jaar. Noch de huurder, noch de verhuurder kunnen dan nog aanspraak maken op verrekening.
Energiekosten
Een andere kostenpost die meestal buiten de huur valt is die van Nutsvoorzieningen als energie en water. In sommige gevallen beschikt het te huren kantoor over eigen meters, waardoor het verbruik exact kan worden gemeten en afgerekend. In andere gevallen worden de kosten van het hele gebouw omgeslagen naar een bedrag per vierkante meter en -al dan niet via een voorschot of servicekosten- achteraf verrekend. In dat laatste geval is het ook hier interessant om de afrekening van een voorgaand jaar op te vragen en wellicht ook om te kijken naar de andere huurders in het gebouw. Als hun bedrijfsvoering veel energie vraagt, dan betaal je daar als medehuurder wellicht aan mee.
Zaken die in de bijzondere bepalingen worden opgenomen hebben bijvoorbeeld betrekking op het al dan niet mogelijk zijn van onderverhuur, indeplaatsstelling, break-optie, eerste recht van huur, parkeerbeleid, boetebedingen, inrichtingsbijdragen of aanpassingen van de huurprijs.
Het is voor een huurder aan te raden om alle afspraken die zijn gemaakt en alle toezeggingen die zijn gedaan, bijvoorbeeld tijdens bezichtigingen, op te nemen in die bijzondere bepalingen. De ervaring leert dat zij anders vaak niet worden nagekomen. Het beschrijven en vastleggen van afspraken voorkomt dan een hoop teleurstelling gedurende de huurperiode
BTW
In verreweg de meeste gevallen brengt de verhuurder Btw in rekening over de huur en de servicekosten. Voor bedrijven die Btw-plichtig zijn is dat geen probleem. Voor organisaties die dat niet zijn is Btw echter een belangrijk aandachtspunt in de onderhandelingen en het contract.
Als een huurder geen recht heeft op Btw aftrek, dan zal de verhuurder een zogenaamde Btw-compensatie in rekening willen brengen. Die compensatie kan zelfs hoger zijn dan de 21% Btw die normaal in rekening wordt gebracht, vooral wanneer panden jonger zijn dan 10 jaar. Dit heeft te maken met de zogenaamde “herzieningsperiode” waarin een verhuurder teruggevraagde Btw op bouwkosten alsnog moet betalen aan de fiscus, als de huur niet met Btw wordt belast.
Meer hierover valt te lezen in ons blog “BTW en BTW compensatie bij het huren van een kantoor”.
Wellicht nog goed om te weten:
Over de servicekosten wordt meestal gewoon 21% Btw in rekening gebracht. Deze kosten vallen namelijk niet onder de herzieningsperiode.
Over de Btw en Btw compensatie is een uitgebreide paragraaf opgenomen in de ROZ voorwaarden. Deze paragraaf is (uiteraard) sterk gericht op het belang van de verhuurder. Heb je als huurder geen recht op Btw aftrek, laat je dan vooraf op dit punt grondig adviseren zodat je weet met welke verplichtingen je al dan niet akkoord gaat.
Incentives en netto huurlasten
De huurlasten van een kantoor bestaan uit meer dan alleen de huurprijs:
In onderhandelingen kunnen diverse zaken worden afgesproken om het huren van een kantoor aantrekkelijk te maken. Het verlagen van de huurprijs is om diverse redenen vaak niet aantrekkelijk voor de verhuurder. Men zal liever een korting willen geven in de vorm van een huurvrije periode of een bijdrage in de investeringen voor afbouw en inrichting. Dergelijke toezeggingen noemt men incentives; ze zijn uiteraard van invloed op de totale huurlasten.
Nb. De investeringen die nodig zijn voor afbouw, inrichting en verhuizing vormen vaak een forse aanslag op de liquide middelen. Een incentive in de vorm van een contante bijdrage kan dan interessanter zijn dan een huurvrije periode.
Die investeringen zijn gelijk een tweede factor in de totale kosten. De afschrijving ervan loopt vaak gelijk met de huurperiode en kan als onderdeel van de netto huurlasten worden beschouwd.
Een derde factor ten slotte, is die van de service- en/of energiekosten, hoewel sommige organisaties die niet zien als (netto) huurlasten maar onderbrengen bij de algemene exploitatiekosten.
De netto huurlast is een goede manier om totale kosten van een huurcontract te bepalen. Zij wordt bepaald door de huurkosten, afschrijvingen, incentives, servicekosten en (eventueel) energiekosten over de hele huurperiode uit te rekenen en om te slaan naar de kosten per m2 oppervlak of per en/of per jaar.
Opleveringsniveau
Nog zo’n punt dat aandacht verdient zijn de afspraken over het opleveringsniveau. Wat zit er wel of niet in het kantoor bij aanvang van de huur en in welke staat moet het weer aan de verhuurder worden terug geleverd aan het einde van de huurovereenkomst.
Bij aanvang van de huur bepaalt het opleveringsniveau in belangrijke mate welke investeringen er nodig zijn om het kantoor geschikt te maken voor de huurder. En bij het einde van de huur is het van belang in welke staat het kantoor kan worden terug geleverd aan de verhuurder.
In veel gevallen zal de verhuurder verlangen dat het kantoor bij het einde van de huur wordt opgeleverd in de staat waarin het was bij aanvang van de huur. Het verwijderen van bijvoorbeeld wanden, vloerbedekking of databekabeling en het aanpassen van installaties kan veel geld kosten. Het opleveringsniveau is echter één van de punten waarover kan worden onderhandelt.
Hoe dan ook, het is belangrijk dat er goede afspraken worden gemaakt over de oplevering en dat men zich als huurder bewust is van de consequenties van die afspraken.
Bij aanvang van de huur wordt meestal een “proces verbaal van oplevering” gemaakt waarin het opleveringsniveau van dat moment wordt opgenomen, vaak geïllustreerd met foto’s. Op dat moment lijkt het wellicht niet zo belangrijk, maar tegen het einde van de huur is het juist des te belangrijker. We adviseren dan ook om zorgvuldig aandacht te besteden aan het vastleggen van het opleveringsniveau bij aanvang van de huur. Bijvoorbeeld van wanden of andere elementen die nog in het kantoor aanwezig zijn, maar ook van eventuele mankementen zoals een systeemplafond dat niet helemaal strak en netjes is. Dat voorkomt vervelende discussies.
Nb. Het Proces-verbaal van Oplevering (PvO) wordt meestal opgesteld door de verhuurder of de verhurende makelaar. Het is dan zaak om die zorgvuldig te controleren.
Tot slot
Het huren van een kantoor gaat vaak over een langlopende verplichting waar veel geld mee is gemoeid. Het huurcontract vormt het einde van de onderhandelingen. Als het eenmaal is getekend, is het vaak moeilijk om nog aanvullende afspraken te maken of terug te vallen op toezeggingen die wellicht zijn gedaan maar niet zijn vastgelegd. Zorg er daarom voor dat alles is besproken en vastgelegd zonder “open einden”.
En uiteraard, als we van dienst kunnen zijn bij het zoeken van een kantoor, het onderhandelen over de huurovereenkomst, het schatten van de benodigde investeringen of andere zaken, dan houden we ons van harte aanbevolen.
Over de auteurs van dit Blog
Pim Bettenhaussen is medeoprichter en eigenaar van “Huurdersland”, een vastgoedadviesbureau voor de zakelijke huurder. Sinds 2009 ondersteunde Pim tientallen organisaties bij het zoeken van (kantoor)ruimte en het onderhandelen over huurvoorwaarden. Als onafhankelijk adviesbureau werkt Huurdersland uitsluitend voor zakelijke huurders waardoor belangenverstrengeling met verhuurders wordt voorkomen.
Nico van Dalen is mede-eigenaar van Brains + Bricks, een bureau voor advies, ontwerp en realisatie van kantoren. Vanuit die professie heeft Nico veel ervaring met de consequenties van een goede of slechte keuze voor kantoorruimte. Niet alleen als het gaat om de gebruiksmogelijkheden, maar ook om de financiële gevolgen van afspraken die wel of niet in een contract zijn gemaakt.
Disclaimers
We hebben dit blog zorgvuldig geschreven op basis van onze (ruime) kennis en ervaring. We zijn echter geen vastgoedjuristen en aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten of onjuistheden in dit blog.