Verhuizen is kostbaar en ingrijpend. Dan wil je vooraf weten of je organisatie in het beoogde kantoor gaat passen en met welke investeringen je rekening moet houden. Een indelingsstudie kan dan helpen.
Niet alle meters zijn gelijk
Stel, u wilt een nieuw kantoor betrekken. Op de één of andere manier heeft u bepaald dat er een oppervlak nodig is van bijvoorbeeld 500m2.
Dat getal van 500m2 is echter redelijk subjectief. De vormgeving van een kantoor heeft een behoorlijke invloed op de indeelbaarheid en dus op het ruimtegebruik. Een grote inpandige diepte biedt bijvoorbeeld andere mogelijkheden dan een smal kantoor. En het ene kantoor heeft meer meters nodig voor gangen en trappen dan het andere. De 500 m2 uit het voorbeeld zal bij het ene kantoor dus beter volstaan dan bij het andere.
Krijgen we de indeling en sfeer die we willen
Behalve het oppervlak, spelen ook indeling en sfeer een belangrijke rol. Als potentiële gebruiker heb je een bepaalde sfeer voor ogen die je in het nieuwe kantoor wilt bereiken. Het is immers het nieuwe “thuis” van je organisatie.
Soms lijkt het oppervlak wel prima te passen maar is de sfeer of uitstraling niet wat je voor ogen staat. Het is dan de vraag of het mogelijk is om die gewenste sfeer alsnog te creëren en wat of dat gaat kosten.
Download
De indelingsstudie. Ontwerp & Begroting
Een indelingsstudie is een manier om te beoordelen of de organisatie in het kantoor gaat passen en welke investeringen daarvoor nodig zijn.
Het bestaat meestal uit twee onderdelen. Het eerste is een schetsmatig ontwerp van een mogelijke indeling. Aan de hand van dat ontwerp kan worden bepaald of het kantoor “lekker gaat passen” en welke aanpassingen er nodig zijn vanuit de bestaande situatie naar die indeling te komen.
Op basis van dat ontwerp volgt dan het tweede deel, de indicatieve begroting. Die geeft een eerste beeld van de investeringen die nodig zijn om de beoogde indeling en inrichting te realiseren. Beide onderdelen zijn bedoeld voor een eerste indruk. Zowel het ontwerp als de begroting worden in de praktijk nog vaak aangepast.
Uitbesteden, wat kost dat?
Het uitbesteden van een indelingsstudie kost natuurlijk geld. Het heeft wel als voordeel dat er met professionele ogen naar de situatie wordt gekeken. In een ontwerp wordt rekening gehouden met zaken als vluchtwegen en technische (on)mogelijkheden en in de begroting wordt ook rekening gehouden met investeringen die anders wellicht snel over het hoofd worden gezien.
De kosten van uitbesteden verschillen uiteraard per situatie. Een ruwe indicatie is echter wel te geven. We houden daarvoor een bedrag aan van €250,- voor de briefing en startinformatie, met daar bovenop een bedrag van €2,- per m2 voor een eerste ontwerp en begroting. Een studie voor een kantoor van 500m2 kost dan dus €1.250,- (start van €250,- + 500m2 x €2,-). Belangrijk is dan wel dat er goede tekeningen van het kantoor digitaal beschikbaar zijn.
Niet uitbesteden
Natuurlijk is het ook mogelijk om zelf een studie uit te voeren. Voor het maken van een schetsontwerp kan een programma worden gebruikt als Microsoft Visio. Er zijn ook indelingsprogramma’s online te vinden, bijvoorbeeld die van Lucidchart of Sketchup in het Nederlands (betaald) of Engels (free trial). En natuurlijk is het ook mogelijk om met de hand te tekenen of een plattegrond te maken in een veelgebruikt programma als Powerpoint (Windows) of Pages (Mac).
Voor het maken van een begroting kunt u gebruik maken van de informatie op onze site. Bijvoorbeeld via ons blog over “kengetallen kosten kantoorinrichting” of die van ons “model kantoorverbouwing”
Zelf doen? Ook dan helpen we graag
We denken zelf dat het professioneel uit laten voeren van een studie het geld meer dan waard is. Maar we helpen ook graag als u zelf een indeling en begroting wil maken. Voor het maken van een begroting verwijzen we naar ons blog over Kengetallen van een kantoorinrichting en ons blog met een model van een investeringsbegroting. Voor het maken van een plattegrond kunt u gebruik maken van de aanvraagknop hiernaast. We sturen u dan JPG-bestandjes op schaal (1:100) van een aantal veelgebruikte meubels. Daarnaast bieden we aan om plattegronden die op “fundainbusiness” staan te verschalen naar de schaal 1:100. U kunt daarmee dan zelf een eenvoudige plattegrond maken in bijvoorbeeld Powerpoint (windows) of Pages (Mac).
